Cómo evitar que la toma de decisiones atasque a tu equipo

 

¿Te has bloqueado alguna vez al tomar una decisión sobre tu negocio?

De esto es de lo que nos hablará hoy José, experto en reuniones de trabajo efectivas y editor del blog TribeScale, que te contará hoy las claves para tomar decisiones y no atascar a tu equipo.

 

Las empresas de alto crecimiento están constantemente enfrentándose a la toma de decisiones importantes, que en gran medida condicionan su futuro. Esta toma de decisiones tiene que ser rápida, meticulosa, consensuada y al poder ser acertada. A pesar de que esta última característica es difícil de controlar, ya que incluso las buenas decisiones pueden ser equivocadas, las otras tres sí que dependen de nosotros y son muy importantes.

¿Por qué son importantes estas características?

a. Rapidez: Hay muchas tomas de decisiones que pueden llegar a bloquear a equipos y empresas enteras. Cuando muchas personas dependen de una decisión para continuar con el desarrollo de sus tareas, la inmediatez resulta vital.

Además, cuando se compite en mercados incipientes en los que todos los competidores están creciendo a un ritmo acelerado, perder tiempo en la toma de una decisión puede suponer también la pérdida de la ventaja competitiva.

Es este uno de los motivos por los que las grandes corporaciones y sus rígidas burocracias pierden capacidad de acción y flexibilidad ante acontecimientos inesperados.

Las decisiones lentas matan la innovación.

b. Meticulosas: Las decisiones se deben tomar de manera inteligente, una cosa es tomar decisiones rápidas y otra muy diferente tomar decisiones a la ligera.

 

liderazgo

 

Por ello antes de tomar una decisión debemos nutrirnos de toda la información relevante sobre la misma. Métricas, feedback experto, pros y contras, situación de mercado… lo que necesites. Asegúrate de tomar decisiones en base a razonamientos lógicos y no a corazonadas o intuiciones.

c. Consensuada: Algunas decisiones involucran a diferentes miembros del equipo y en la medida de lo posible es importante que estas decisiones sean consensuadas.

El consenso no sólo ayuda a tomar mejores decisiones sino que también ayuda a alinear al equipo y a evitar malestares por desacuerdos. El problema del consenso es que resta rapidez, hay que tener cuidado y no anteponerlo a las otras dos características.

d. Acertada: Se pueden tomar decisiones rápidas, meticulosas y consensuadas y no por ello acertadas. El acierto lo definen muchas variables y algunas de ellas escapan a nuestro control.

 

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De todos modos una mala decisión es mejor que ninguna decisión. Ante una mala decisión siempre tendrás tiempo de reaccionar, mientras que ante un bloqueo mantendrás una parálisis que irá consumiendo poco a poco tu proyecto y te quitará capacidad de reacción.

En este artículo quiero dar algunas claves que te ayudarán a tomar mejores decisiones.

 

Claves para tomar mejores decisiones 

1. Ponte un plazo

 

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Este es uno de los puntos principales para mejorar la rapidez de la toma de decisiones. En cuanto descubres que vas a tener que enfrentarte a una decisión importante debes definir cuál sería la fecha ideal para tomarla. Esta fecha deberá ser inamovible y te ayudará a generar un sentimiento de urgencia que te ayudará a avanzar.

Si no te pones un plazo es posible que la vayas aplazando y aplazando hasta que sea demasiado tarde y te quedes sin margen de maniobra.

 

2. Define un mecanismo de decisión

Este es uno de los puntos más importantes en la toma de decisiones, sobre todo cuando se trata de decisiones colectivas en las que intervienen varias personas. En estos casos se da el conocido como efecto de disolución de la responsabilidad.

Para entenderlo, lo mejor es poner un ejemplo:

El jefe de ACME (empresa ficticia) le pide a su equipo de ventas que tome una importante decisión que puede suponer el éxito o fracaso de un nuevo producto.

La responsabilidad de dicha decisión recae únicamente en este departamento y son ellos los que deben decidir en última instancia. ¿Qué es lo que ocurre? Que no se toma la decisión.

En primer lugar no todos están de acuerdo sobre cuál de las opciones es la mejor para la empresa, se reúnen una y otra vez para intentar llegar a un acuerdo, pasan horas dándole vueltas pero no consiguen encontrar una solución al problema.

¿Por qué ocurre esto? Porque la responsabilidad de la decisión se ha diluido entre todos los miembros del equipo y por lo tanto la responsabilidad individual de tomar la decisión se ha desvanecido.

¿Cuántas veces ha pasado esto en tu empresa? Reunirte una y otra vez para tomar una decisión y aplazarla una y otra vez para no tomarla.

 

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Para evitar esto, lo mejor es definir de antemano un mecanismo de decisión. Estos son los más habituales:

Mayoría: Una vez discutidas todas las opciones y habiendo analizado la información de interés para la decisión, se hace una votación y gana la mayoría. (Hay muchas variaciones como por ejemplo con voto oculto, voto descubierto, mayoría simple, mayoría absoluta…)

Consenso: Antes de tomar una decisión todo el equipo debe de estar de acuerdo ante la opción elegida antes de tomarla. El problema del consenso es que muchas veces no se alcanza y se pierde demasiado tiempo. 

Jerarquía: Una vez escuchadas todas las opiniones del resto del equipo, la persona con mayor responsabilidad o rango en el equipo será la encargada de tomar la decisión.

Experto: Un experto en el tema sobre el que se va a decidir, después de escuchar todas las opiniones y analizar todos los datos, será el encargado de tomar la decisión.

Todos los mecanismos tienen sus pros y sus contras pero son realmente importantes para que al final se acabe tomando la decisión y que la responsabilidad de tomarla quede clara.

 

3. Comparte la información relevante por adelantado

Para ganar tiempo a la hora de tomar decisiones importantes es una buena práctica compartir la información relevante por adelantado a todas aquellas personas que participen de alguna manera en la decisión.

Ya sabemos lo difícil que resulta en muchas ocasiones cuadrar agendas para poder reunirse y es por ello muy poco eficiente que luego parte de la reunión se pierda revisando información.

 

agenda

 

Además, si estas personas tienen un tiempo para digerir la información antes de reunirse a dar su opinión, será más fácil que puedan proporcionar ideas interesantes y perspectivas diferentes. No podemos contar con que durante la reunión nos vaya a surgir la inspiración.

 

4. Reúnete sólo lo imprescindible

En las reuniones para tomar decisiones se pierde mucho tiempo. Tenemos que limitar estas reuniones lo máximo posible e intentar reunirnos únicamente cuando sea imprescindible. Se puede trabajar por adelantado, de modo que dediquemos el tiempo de la reunión a temas realmente importantes para los que sea imprescindible que esté todo el mundo.

Antes de eso podemos apoyarnos por vías de comunicación como el email, o herramientas más potentes como TribeScale. Con TribeScale en este caso podrás discutir de manera estructurada todos los pormenores de la decisión sin la necesidad de tener que estar presentes en el mismo lugar o al mismo momento. Además, con sus herramientas como el lanzar votaciones, el proceso de decisión será mucho más rápido y eficiente.

 

5. Toma la decisión y prepara un plan B

Como ya he comentado al principio del artículo, por muy bien que tomes las decisiones eso no te asegura que vayan a ser buenas decisiones. Siempre existe la posibilidad de equivocarse, o la posibilidad de que los factores que nosotros no controlamos cambien y se vayan al traste nuestros planes.

 

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Es por eso importante que antes de tomar la decisión, y si esta es muy importante, establezcamos un plan B contra posibles incidentes. De este modo si algo se tuerce estaremos más preparados para afrontarlo.

 

6. Crea un planing de ejecución

Inmediatamente después de tomar la decisión es una buena idea crear un plan de ejecución que asigne las tareas que cada uno de los miembros del equipo deberá llevar a cabo para que la decisión se ejecute correctamente.

 

organigrama

 

¿No te ha ocurrido nunca el tomar una decisión en una reunión y que nadie se responsabilice de ponerla en marcha? ¿Te suena de algo? Exacto, se trata otra vez del efecto de disolución de responsabilidades. Creando un plan de ejecución sólido y asignando las tareas correspondientes a cada persona, evitaremos que se produzca de nuevo este problema.

Espero que estos consejos te hayan parecido interesantes y que puedas ponerlos en práctica a la hora de tomar decisiones. Recuerda, si la toma de una decisión te bloquea, es mejor tomarla y equivocarse, que no tomarla y seguir bloqueado.

 

José es un fanático de la tecnología, el emprendimiento y el marketing. Responsable de marketing en TribeScale. Creador de Supercurioso, Supergracioso y El Viajero Feliz entre otras páginas temáticas. Growth Hacker e Inbound Marketer, puedes contactar con él en twitter: @josean_munoz

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Edith Gómez

Edith Gómez

Soy una apasionada del marketing digital especializada en comunicación online. Me niego a irme a la cama cada noche sin haber aprendido algo nuevo. Me inquietan las ideas de negocio y, más aún, aportar una mirada creativa al pequeño mundo en el que vivimos.

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